Như bài trước " Vai trò của báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính" ta đã biết vai trò lớn lao của báo cáo tài chính, đặc biệt việc thu thập tài liệu để tổng hợp báo cáo là vô vùng quan trọng. Việc thực hiện thu thập tài liệu được thực hiện dễ dàng hơn khi sử dụng phần mềm bán hàng Salesoft. Các bước thực hiện như sau:
1. Báo cáo chi tiết chi
Chọn Quỹ tiền mặt ==è Báo cáo ===è báo cáo chi tiết chi
- Chọn thời gian cần xem báo cáo
- Chọn cửa hàng (chi nhánh) cần xem báo cáo
- Các lựa chọn khác như: Khoản mục (xem chi tiết chi 1 khoản mục), nhà cung cấp (chi cho 1 nhà cung cấp)….Có thể lọc đồng thời nhiều điều kiện
- Khi cần xem chi tiết chứng từ chi thì bầm vào nút “Chi tiết” ở cột “xem”
2. Báo cáo chi tiết thu:
Chọn Quỹ tiền mặt ===è Báo cáo ==èBáo cáo chi tiết thu:
Cách xem giống như xem báo cáo chi tiết chi
3. Sổ quỹ tiền mặt
Chọn Quỹ tiền mặt ==è Báo cáo ===è Sổ quỹ tiền mặt
Chọn thời gian cần xem
Mục sắp xếp theo: Chọn sắp xếp nghiệp vụ theo thời gian nhập liệu hoặc theo chứng từ thu trước chi sau
Mục cửa hàng: Chọn cửa hàng (chi nhánh) cần xem báo cáo
Ngoài ra, có thể sắp xếp báo cáo dạng như lọc filter.
Sổ quỹ tiền mặt ghi nhận trình tự thu chi và tồn quỹ tiền mặt một cách chính xác.
Khi cần xem lại chứng từ thì bấm biểu tượng xem chi tiết ở cột “xem”
4. Sổ quỹ ngân hàng
Chọn Quỹ tiền mặt ===è Báo cáo ===è Sổ quỹ ngân hàng
Cách xem giống như xem sổ quỹ tiền mặt
Mục Tên ngân hàng: Chọn đúng tên, tài khoản ngân hàng cần xem.
5. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
Chọn Quỹ tiền mặt ===è Báo cáo ==è Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
Đôi khi công ty làm ăn có lãi nhưng vẫn luôn thấy thiếu tiền, cảm giác không biết tiền đi đâu.
Đây là 1 báo cáo rất hay trong việc quản lý dòng tiền. Tất cả dòng tiền của công ty đều được thể hiện trên báo cáo này.
- Chọn thời gian xem báo cáo
- Mục cửa hàng: Chọn cửa hàng/chi nhánh cần xem báo cáo hoặc chọn toàn bộ để xem toàn công ty.
- Mục khoản mục: Chọn để xem nhanh 1 khoản mục
- Báo cáo chia thành 3 phần:
- Nhóm 1: Đầu kỳ
Thể hiện đầu kỳ (theo thời gian xem báo cáo): Tổng tiền có bao nhiêu, chi tiết ở quỹ tiền mặt, ở từng tài khoản ngân hàng còn bao nhiêu
- Nhóm 2: Nhóm phát sinh trong kỳ:
- Toàn bộ thu chi qua tiền mặt hoặc qua ngân hàng của toàn bộ các khoản thu chi được thể hiện trong nhóm này.
Báo cáo cho chúng ta biết mức độ di chuyển của dòng tiền vào ra các khoản như thế nào, mức độ thu và chi như thế nào.
- Nhóm 3: Nhóm cuối kỳ:
Thể hiện vào cuối kỳ báo cáo công ty/chi nhánh còn bao nhiêu tiền và tiền nằm ở quỹ nào, tài khoản nào bao nhiêu.
Điều đặc biệt hay nữa của báo cáo này cho phép kiểm tra, phát hiện các lỗi trong các nghiệp cụ liên quan đến tiền bạc tránh rủi ro mất mát tiền bạc. Điều này sẽ được trình bày ở phần Kiểm soát tài chính.
6. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bước 1: Chạy giá vốn:
Chọn Quản trị ===è Tính giá vốn hàng bán ==è Nhập trước xuất trước.
(Phần mềm chạy giá vốn theo từng tháng, nếu tháng nào phần mềm đã chạy thì chỉ kiểm tra lại nhanh, bạn cần chạy giá vốn đến hết khoảng thời gian mà muốn xem báo cáo)
Bước 2:
Chọn Quỹ Tiền mặt ===è Báo cáo ==è Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Đây là báo cáo cho công ty biết kết quả lãi lỗ thực sự của công ty.
Phần báo cáo lãi lỗ bán hàng mới chỉ đưa ra báo cáo lãi lỗ trong hoạt động bán hàng căn cứ vào giá nhập và giá bán sản phẩm. Chưa tính các khoản chi phí khác như chi phí tài chính, tiền lương, khấu hao….
Với báo cáo này cho phép lãnh đạo công ty biết 1 cách nhanh chóng kết quả kinh doanh của mình với mức độ tin cậy cao, không cần phải chờ kế toán tổng hợp không biết đúng hay sai.
Tùy từng công ty, với các khoản mục chi phí nhiều hay ít thì báo cáo sẽ có nhiều khoản mục hay ít khoản mục tham gia.
7. Báo cáo cân đối kế toán:
Bước 1: Chạy giá vốn
(nếu đã chạy giá vốn trước rồi thì không cần chạy lại)
Bước 2: Lập chứng từ cân đối kế toán:
- Do phần mềm có thể không được sử dụng ngay từ đầu khi khách hàng mới thành lập doanh nghiệp cũng như có những khoản mục mà phần mềm không xác định được ví dụ như:
- Khoản thuế VAT được khấu trừ (khoản này do báo cáo với cơ quan thuế và xác lập được) do kế toán quản trị và kế toán thuế khác nhau.
- Khoản thuế chưa trả nhà nước
- Khoản tiền đầu tư của chủ sở hữu
- Lợi nhuận chưa phân phối
- …..
Vì vậy cần lập phiếu cân đối kế toán để đưa những khoản này vào báo cáo. Các phiếu này khi được lập không ảnh hưởng đến các báo cáo và nghiệp vụ khác của phần mềm.
Bước 3: Chạy báo cáo.
Chọn Quỹ tiền mặt ===è Báo cáo ==è Báo cáo cân đối kế toán.
8. Kiểm soát vấn đề tài chính:
1.1 Tạm ứng cho nhân viên nhưng chậm hoàn ứng
Chọn Cảnh báo phiếu tạm ứng – hoàn ứng để kiểm tra những trường hợp tạm ứng tiền nhưng chậm hoàn ứng.
Việc này nguy hiểm không chỉ ở chỗ bị nhân viên chiếm dụng vốn mà còn càng để lâu càng phức tạp
1.2 Cảnh giác với tình trạng chi tiền mua hàng nhiều hơn thu tiền bán hàng:
Từ báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ cho ta thấy tổng số thu tiền bán hàng và chi trả nhà cung cấp. Tình trạng này có thể dẫn đến tăng hàng tồn kho không mong muốn
1.3 Những kiểm soát cơ bản từ báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
- Khoản mục thu tiền bán hàng + KM thu tiền khách hàng nợ = Tổng số tiền khách trả (Trong báo cáo Doanh thu theo khách hàng).
- Chênh lệch khoản mục: nộp tiền vào ngân hàng = 0
Nếu >0 ===è Có khoản chưa lập phiếu chi tiền đi nộp
Nếu <0 ==è Có khoản chưa lập Giấy nộp tiền vào tài khoản
- Chênh lệch khoản mục: Rút tiền khỏi ngân hàng = 0
Nếu >0 ===è Có khoản tiền chưa lập Giấy rút tiền khỏi tài khoản
Nếu <0 ===è Có khoản tiền chưa lập Phiếu thu
- Chênh lệch khoản mục: Cắt chuyển tiền giữa các tài khoản = 0
Nếu >0 ====è Có khoản tiền chưa lập ủy nhiệm chi
Nếu <0 ===è Có khoản tiền chưa lập ủy nhiệm thu
- Chênh lệch khoản mục Thu – Nộp giữa các chi nhánh =0
Nếu >0 ===è Có khoản tiền chưa lập phiếu chi
Nếu <0 ===è Có khoản tiền chưa lập phiếu thu
- Chênh lệch khoản mục: Tạm ứng –Hoàn ứng =0.
Nếu <0 ===è Vẫn còn khoản tiền chưa được hoàn ứng
Nếu >0 ===è Có khoản thu chọn nhầm khoản mục sang khoản mục này.
- Chênh lệch thu – chi các khoản mục khác phản ánh mức độ thu, chi của các khoản mục này. Điều này giúp cho chủ doanh nghiệp dễ dàng nhìn thấy những con số thống kê chi tiêu và có kế hoạch điều chỉnh hợp lý.
Ví dụ: Khoản mục: Thu lãi tiền gửi – chi lãi vay ngân hàng:
Cột thu cho ta biết thu được bao nhiêu tiền lãi tiền gửi ngân hàng
Cột chi: Cho biết đã trả hết bao nhiêu tiền lãi ngân hàng.
Ví dụ 2: Nếu những công ty vẫn còn bị ảnh hưởng của yếu tố gia đình thì có thể mở 1 khoản mục: Thu – Chi phí không phục vụ kinh doanh:
Chênh lệch của khoản mục này cho biết đã chi cho hoạt động không nhằm mục đích kinh doanh như chi tiêu cho cá nhân, gia đình hết bao nhiêu tiền.
- Một đặc điểm của báo cáo lưu chuyển tiền tệ là:
Cho dù có sai sót nghiệp vụ nhầm lẫn trong việc chọn các khoản mục chi phí thì tổng tiền dư cuối kỳ vẫn phải đúng với thực tế. Nó có thể thiếu ở khoản mục này thì phải thừa ở khoản mục khác. Cho nên khi kiểm kê tất cả các quỹ tiền mặt, số dư các tài khoản thì tồn tổng quỹ vẫn phải đúng bằng tổng kết quả cuối kỳ trên báo cáo.
Nếu không bằng thì chắc chắn tiền đã bị thất thoát.
- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể mở ra các khoản mục để theo dõi 1 mục đích cụ thể nào đó.
Ví dụ: Công ty cần theo dõi việc thu hồi công nợ tồn đầu kỳ như: Công nợ tồn đọng của khách hàng năm 2012 chẳng hạn. Khi nào tổng số tiền thu được của khoản mục này đúng bằng số tiền dư đầu kỳ thì có thể kết thúc khoản mục này.
2. Kiểm soát thu tiền bán hàng hàng ngày:
Công ty có thể tổ chức bộ phận kinh doanh làm doanh thu độc lập với bộ phận thủ quỹ (thu tiền). Nhưng vẫn kiểm tra chéo được với nhau để kiểm tra đúng sai:
2.1 Kiểm tra tiền bán hàng của từng nhân viên kinh doanh hàng ngày.
- Chọn Bán hàng ===è báo cáo ==è Báo cáo doanh thu theo khách hàng
Chọn ngày cần kiểm tra
Mục nhân viên: Chọn tên nhân viên muốn kiểm tra
Bấm Lọc dữ liệu:
Mục khách trả cho biết số tiền khách trả. Ô tổng là tổng số tiền nhân viên đã thu được. Kiểm tra xem có khớp với số tiền nhân viên đó nộp về quỹ hay không
Nếu không chọn mục nhân viên thì sẽ cho biết tổng số tiền bán hàng thu được. Có thể kiểm tra với khoản mục thu tiền bán hàng trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ…
2.2 Kiểm soát giá bán sản phẩm tránh việc nhân viên bán dưới giá quy định. Đặc biệt là việc bán hàng không giá.
Chọn Bán hàng ===è Báo cáo ====è Báo cáo bán hàng theo giá
Tuy nhiên, nếu không cần thiết phải linh động trong giá bán thì phần mềm có thể cấm nhân viên sửa giá bán. Phải bán đúng giá quy định.
